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熱點新知搶先報
內容簡介
「再緊急，找到正確的方法才是重要」，將近9成的工作都能輕鬆解決
13,000人親身實證的34 個工作整理術，讓你做事越精簡工作越順遂
你是不是每天一邊用電腦工作著，一邊又想確認郵件而不斷頻繁地中斷手邊的工作呢？
因為回覆了很多郵件而覺得自己做了很多工作就此感到滿足？
其實這都是你的錯覺，你得到了「強迫收信症」！！
根據麥肯錫管理諮詢公司2012年發布的一項調查結果顯示，近八成的上班族都有「強迫收信症候群」的傾向！！
上班族平均一天約有四分之一的上班時間是花費在處理信件上。
太頻繁地審視郵件只會不停打斷自己原本應該持續工作的專注力而已。在講求高效率和成果的時代，工作成效是否良好已被作為評價一個人的標準，如何在嚴峻的工作環境中，以及人才輩出的狀態下，為自己找出優勢，已經是勢在必行了，透過本書的解說，可以了解到要做的改變不多，學會整理整頓、設定工作時間、訂立計畫表和里程標…等，或許有些部份聽來是老調重彈，但確實能提高工作效率卻是不容懷疑的。
你認為是好的「效率」，其實對工作毫無益處。正確的是：
✔不要立刻回信，郵件一天處理兩次就OK！
✔近九成的郵件都是可以刪除的東西！
✔一天之內只要能完成三件工作就好！
✔工作再緊急，欲速則不達！
✔開會應多花點時間做會前準備及後續作業！
✔企劃案以既有的發想做組合才是王道！
拋棄既有的主觀意識，
嘗試著從不同角度去思考吧！自己也能簡單去實踐！
本書特色
(1) 作者根據自身經驗、以及經過多數人的肯定能提升效率的方法，針對上班族最常犯的毛病，提出改善對策，用辭誠懇實在、極具說服力。
(2) 只要掌握「整理、整頓、管理」，工作也能輕鬆達成，讓上司刮目相看。
(3) 每章主題清楚明確，並利用表格打勾確認的方式一一檢視改善狀況，自己就能簡單實踐。
作者介紹
若林雅樹（WAKABAYASHI MASAKI）
提升工作生產性的專業顧問
1983年出生於廣島縣。早稻田大學理工學院經營系統工學科畢業後，進入Intelligence, Ltd.的人事部門工作。工作第三年時提出了針對全公司員工的研討會企劃，目的在於提高工作生產力；第四年時以講師身分對1000人開起了研討會。第五年擔任全公司工作時間管理計畫的經理人，成功幫助13000人降低了工作時數。在這之後創建名為prostandard的股份有限公司。公司設立1年之內，從大型網際網路服務公司及大型鐵路公司開始，各行各業紛紛導入其研討會。針對個人的研習訓練也得到100%的高度滿意度，從此便積極展開傳授提高現場生產力的方法。
關於本書的感想和意見請來信：info@prostandard.co.jp
譯者簡介
吳芷璇
從小深受日本語言及文化影響，對於日文字裡行間曖昧的表達方式又愛又恨，卻又無法抵擋語言轉換間的樂趣。目前朝專職翻譯努力中。
目錄
第一章 不要立即回覆Email！
01上班族每天的勤務時間，處理郵件約占四分之一
約八成的人患有『強迫收信症後群』！
『強迫收信症候群』存在的問題
處理郵件不會提升工作成效
02 確認郵件的工作應限制在一天兩次
一天兩次，上班電腦開機後和下班電腦關機前
就一星期，試著限制在一天兩次吧
細分處理郵件的相關作業，學習提高效率的技巧
03 收信夾裡的信件，基本上都該刪除！
收件夾裡只留下必要信件
不刪除郵件的壞處是？
半年前的信件就是刪除首選
04以不需滑動頁面為原則新增資料夾
每一層級的資料夾以十個為限
將資料夾標號，依照使用頻率排序
05活用常用字登錄功能及快捷鍵，五秒鐘完成回信！
要是被人看到在處理郵件會覺得很難為情！？
活用常用字登錄功能，增加寫信效率
運用快捷鍵，縮短作業時間
06 『要件是甚麼？』在信件主旨處就說明白
無法讓人在五秒內理解內容的信件，是偷走對方時間的小偷！
寫郵件本文時需注意的要點
第二章 做好資料整理
01 不整理桌腳下的人，資料也會不知去向
居然如此浪費！每天找東西的時間加總起來竟然意外的多！
不整理腳邊資料的人，資料管理也很隨便！
不論桌子底下或是電腦檔案，只要五分鐘就能搞定
02 九成的資料都該狠下心丟掉！
終極目標—丟掉九成的資料檔案！
首先從辦公桌的桌面開始練習整理整頓
電腦桌面整理，善用捷徑功能
抽屜櫃的整理要領—從經常使用的東西開始，依序從最容易拿到手的地方放入。
03 安置物品的原則—隨手可得、容易發現的範圍
經常使用的物品要放置在伸手能及的地方
將資料依照使用頻率擺放，並加上索引標籤
04 公司總動員—利用整理整頓作戰計畫,讓全員動起來
讓整理整頓成為公司內的例行活動
每週維護五分鐘,東西不再增加
05 搜索引擎—活用一個就夠
常用網頁，一鍵到位
汰換電腦時記得要轉移『我的最愛』檔案
選用一個檢索引擎，並熟用它
第三章 工作禁忌，一心二用
01 五分鐘內完成工作
五分鐘內能搞定的工作，秒殺處理
要是延宕了五分鐘內可完成的工作，會破壞所有平衡
需要五分鐘以上才能完成的工作，決定好時間之後再做處理
至少這50種工作要在五分鐘內解決！
02 把不喜歡的工作拖延，將嚴重影響其他工作！
若是拖延討厭的工作只會更覺得討厭
以獎勵作戰提升集中力
03要是抱到一顆未爆彈，先昭告天下再作處理
先給自己壓力再處理炸彈（工作）
發表宣言，自然就有貴人出現
防止爆彈爆炸的方法—事前周詳計畫即工作行程管理
04 一天中要完成的工作只要有三項就可以
工作無法全部做完也沒關係
如何選擇該完成的三項工作
不要被急件耍的團團轉！
將挑選出來的三件工作當成是自己的心律調整器
05 減少中斷工作的次數，分辨好事情處理的優先順位
每當工作有所中斷，效率就會瞬間歸零
中斷的次數越多，發揮的效率就越糟
優先順位較高的工作上所花費的20%的時間，就能產生80%的工作成效
第四章 不要立即著手工作！
01 「浪費時間！拒排計畫病。」擺脫塞滿行程的老毛病！
遇到危機時要謹記『欲速則不達』
計畫內容需由目的地(GOAL)推算
全面性的計畫完成了之後，就從排定一天的時間表開始！
『排定時間表』不是主要目的
02 用『一張A3紙』，清楚整理所有進程
讓零碎的工作看起來一目瞭然
無法在預定內完成的工作就順延到下一週處理
03 安排絕對無法取消的預定來決定截止時間
決定一天的下班時間
安排一個無法取消的預定，能喚出意想不到的能力極限
04 以15分鐘為單位估算各個工作所需要的時間
工作能力強的人能準確估算出作業時間
訓練生理時鐘每15分鐘計算
工作量太大應適時尋求協助
05 從最重要的工作開始處理
優先處理最不能失誤的工作
與工作影響範圍內的相關人士討論重要程度來決定優先順序
遇到瓶頸不逃避，小心謹慎度難關
06確保勞動時數，提高效率
勞動時間，準勞動時間，非勞動時間有哪裡不同呢？
徹底清除非勞動時間，增加勞動時間的密集度
第五章 不要隨便進行會議！
01 確立會議目的，思考開會目標
具體指出會議目標
與開會目的不相符的會議，形同虛設
02 從終點往回推算製作議程表
在前往會議目標的道路上設置里程碑
能使會議順利進行的議程表
按照議程表進行是否就能達到目標
03 選出必須參與的人員
選出需要參與議程的人員
選定重要參與人員
04 整理出會議主題的討論重點
整理出可能會持反對意見的人
事前準備針對反對意見的回答
因應需求修改議程表
05 藉由會議確實達成目標
會議開始前確定所有參加者都瞭解開會目的
讓會議順利進行的三項要點
06 共享會議記錄
明確寫出『決議事項』『下一步行動』『檢討事項』
會議記錄最晚要在隔天完成
07 如何順利進行下一步行動
如果沒有催促，對方就不會有所行動
最後期限前安插一個階段性期限
將該做的事情做好，會議自然能順利進行
第六章 企劃不是無中生有
01 尋找企劃書範本
大部分的企劃書都是由既有的想法組合而來
能從範例中拿來使用的方法就全部吸收
02 收集三件不同結論的實例
引用別家公司的實例做比較，提升企劃案品質
03 不要陷在企劃陷阱的泥沼裡
企劃案是否有考慮到顧客群？
企劃案是否有附加價值
是否只因為企劃案通過就感到滿足了？
04 思考所有企劃案可能會帶來的效果
一份成功的企劃，可以解決顧客的問題
問題與解決方法都藏在客人心中
05 引導出企劃案的獨創性
具有獨創性的企劃會是一份優良的企劃書
比顧客早半步的企劃恰到好處
能夠得到顧客認同的企劃非常了不得！
後記
末尾附錄1…提升工作效率確認表（綜合版）
末尾附錄2…依照工作內容分類的提升生產力確認表（執行前・執行後）
參考文獻／資料
序
「確認電子郵件的次數，就限制在一天兩次吧！」
我在研討會上此話一出，所有聽講者不約而同地一副『這太強人所難了』的臉，全體呆愣住了。
你也是這麼想的嗎？
但要是不這麼做，就什麼也改變不了。
為了應付變化日趨快速的環境，我們的作業方式需要不斷要求合理性與效率，若不能在短時間內得到最大的成果，不論是個人或是企業體本身都將無法在競爭中存活下來。
或許有人已經感覺到，要突破這方面的問題著實困難。
不過，只要摒棄『做不到』、『改變不了』這些先入為主的想法，從簡單的部分一步步實行下去，或許就會有令人意想不到、突破性的成果出來。
舉個例子來說，像是前文所提到，有關郵件確認的部分。光是把確認次數限制在一天兩次，就能增加一些時間，花在自己的業務上，甚至能比較集中精神、全神貫注處理業務部分的工作。或許有人會認為限制在一天兩次根本是天方夜譚，但就筆者個人認為，對大部份的人來說，這並不是一件做不到的事。而為什麼會這麼認為，在本書中將會一一解析。
而類似這種改善方法還有很多種，在本書中也會毫不保留地一一介紹。
因為不管怎麼說，在研討會上小小樂趣，就是看著其他人嘗試照著我所介紹的方法去實踐之後，實際感受到效果的那一刻！
老實說筆者我本身過去也是用非常沒有效率的方式工作。
每天不斷地加班，一邊也想著『只要工作量沒有減少就甚麼也改變不了』。當然，也認為自己不可能有辦法改變這種狀況。
但是，這不過是一個主觀意識過於強烈的偏見罷了。
只不過是不知道該如何將自己抽離這種困境罷了。
本書內容包含筆者本身過去的經驗，以及經過數千人肯定、有效提升作業效率，提供各位讀者解決困境的方法。再加上一些『各項會議舉行的注意事項』以及『教你如何撰寫一份達到成效的企劃書』。
這些內容都是著眼在『自己能簡單去實踐』的基礎上。
希望本書的內容能夠幫助各位讀者，在實踐這些工作方法之後，能夠提升效率，達到更好的工作成果。
若林雅樹
詳細資料
- ISBN：9789861779317
- 叢書系列：
- 規格：平裝 / 208頁 / 14.8 x 21 x 1.04 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
- 出版地：台灣
- 本書分類：> >
內容連載
✔上班族每天的勤務時間，郵件處理約占四分之一
根據一項令人感到驚訝的調查報告顯示，「上班族花在處理郵件上的時間，平均一天約為2.25小時。」這項調查結果，是由管理諮詢公司—麥肯錫公司所發表。(發表時間為2012年7月)。雖然這項調查並非在日本國內取樣做成的，但與筆者我本身每天所觀察及感受到的大略相同，故在此引用。
以平均一天工作時間8小時計算，2.25小時相當於占工作時間的28%。也就是說，「上班族每天約有四分之一的工作時間是花費在處理信件上」，要下此結論也不為過。
但是，就算耗費這麼多的時間處理完信件，也不代表工作量就會有所減少。
因為，上班族的主要業務並非信件處理。
所謂的電子郵件，多半是公司對內部和對外進行通知與報告，或是調整工作細節時，用來傳遞訊息的工具。因此，發送完郵件並不代表就能達成工作成效與工作目標。電子郵件說穿了就只是一個『手段』、一種『工具』罷了。
你是否也曾因為回覆了很多郵件而覺得自己做了很多工作就此感到滿足呢？
可惜的是，這一切都是你的錯覺。
✔近八成的人有「強迫收信症候群」的傾向
在前一個章節雖然提到，「上班族每天約有四分之一的上班時間是花費在處理信件上」。事實上，可能有人花費比這還要更多的時間在處理郵件。你是否也經常將郵件收信軟體(Outlook等郵件收發系統)開著一整天呢？
一邊用電腦工作著，一邊又想確認郵件而不斷頻繁地中斷手邊的工作，這樣的情況應該經常遇到吧？或許因為已經養成習慣而覺得這是件理所當然的事情，但這正是典型的強迫收信症候群。
根據商業郵件文書教育專門的「I-Communication」所作的調查顯示，確認郵件的頻率以「立即處理」佔33%最多，其次是「一天十次以上」佔23%，以及「一天四至九次」同為23%並列。(調查年度：2013年，調查對象：工作上有使用郵件的1529人)。
也就是說，將近八成的人極為頻繁地在確認郵件。在我們公司所進行的企業研討會上，講師們會到各個置辦研討會的公司拜訪，協助各受訓者檢討工作進行的方式。在現場默默地觀察就會發現，三十分鐘內查看信箱十次以上的人不在少數。
三國時期，有個網紅將軍，名叫秦宜祿。秦將軍之所以出名，是因為現在有許多網文，把他提溜出來賺流量。《裴松之注三國》記載，秦宜祿的老婆杜氏，長得十分漂亮，結果被關羽和曹操惦記上了。 曹操擊敗呂布之後，作為呂布部將的秦宜祿，自然是保不住老婆。曹操不顧對關羽的承諾，把杜氏搶走了。秦宜祿則是被曹操委任官職，秦宜祿為了活命，只好接受曹操的安排。 曹操打劉備，秦宜祿碰到了張飛。秦宜祿為了報奪妻之恨，決定投奔劉備。秦宜祿跑到半路，又反悔了。暴脾氣的張飛，沒有給秦宜祿後悔的機會，一槍結果了秦宜祿的性命。 ... 曹操影視形象，圖片來自網絡，感謝原作者。 張繡向曹操投降的時候，曹操上了張濟的老婆。張濟是張繡的叔父，張繡因為嬸母被占之事，夜襲曹操軍營。曹操的長子曹昂，被張繡打死了。曹操雖然死裡逃生，但是留下了「好奪人妻」的壞名聲。 男人是征服性物種，男人們冒死出來打仗，一是為了征服敵人，二是為了征服敵人的女人。古代的英雄人物，往往都是一邊打仗，一邊搶敵人的女人。劉邦、曹操、劉備、李淵、李世民，都深愛此道。 劉備稱帝之後，所冊封的吳皇后，是劉璋的嫂子。劉璋的兄長名叫劉瑁，劉瑁的正妻就是吳氏。劉瑁死得早，吳氏寡居。劉備打敗劉璋之後，為了收攏益州舊部，就娶了吳氏，並且冊封吳氏為皇后。 ... 劉備影視形象，圖片來自網絡，感謝原作者。 李世民圍攻洛陽，大鄭皇帝王世充被迫向李世民投降。王世充曾經稱帝，號曰開明天子。王世充還冊封了太子，就是著名的常敗將軍王玄應。王玄應是王世充的嫡長子，此君曾經數次領兵出戰，每次都是送人頭的幹活。 王世充為了拉攏京兆韋氏，冊封韋孝寬的後人韋尼子為太子妃。李世民打進洛陽之後，為了爭取韋孝寬一族的支持，納韋尼子為妾。京兆韋氏為了向李世民表忠心，還把韋尼子的堂姐韋珪，送給李世民為妾。 韋珪在隋朝的時候，曾經嫁給李珉為妻。李珉被殺，韋珪獲罪。李世民平定洛陽的時候，為了爭取京兆韋氏的支持，納韋尼子和韋珪為妾，可謂是買了一份雙保險。 ... 李世民影視形象，圖片來自網絡，感謝原作者。 玄武門之變，李元吉被李世民所殺。李元吉的正妻齊王妃楊氏，被李世民納入後宮。曹操再怎麼著，也是搶別人家的老婆。李世民倒好，連弟媳婦都不放過。以此言之，李世民恐甚曹操遠矣。 劉邦搶薄姬，李淵搶辛處儉之妻。這些事情，都是正史記載的史料。既然很多英雄都干過一邊征服敵人，一邊征服敵人老婆的事情，為何就曹操成了「曹賊」呢？ 咱們中國的文人，有「為聖人諱」的傳統。一個人一旦被歷史定義為正面人物，他即便是幹了壞事，文人們也會為他隱諱。實在隱諱不過，找個高大上的理由，也能給他解釋過去。 ... 李淵影視形象，圖片來自網絡，感謝原作者。 劉邦、劉備、李淵、李世民，都被歷史定性為正面人物，李世民更是被定義為「千古一帝」。既然是正面人物，就可以「成大事不拘小節」。搶別人老婆的事情，對於聖君來說，那都不叫個事。 曹操就不一樣了，曹操在歷史上，是「奸雄」的代名詞。通俗易懂的說法，就是有本事的壞人。咱們中國的文人，對於壞人，一直是在潑髒水。一個人一旦被定義為壞人，什麼髒水都敢往他身上潑。 ... 劉邦影視形象，圖片來自網絡，感謝原作者。 曹操的經典語錄「寧教我負天下人，休教天下人負我」，在正史上根本就查無實據。文人為了給曹操潑髒水，硬是把這句話安在曹操身上。 子虛烏有的事情，都能往曹操身上潑髒水，況曹操愛奪人之妻乎？曹操搶張濟老婆，搶秦宜祿老婆，搶何進孫媳婦，那都是有信史記載的史料。羅貫中等文人，豈能放過這種貶低曹操的機會？ 在羅貫中等文人不遺餘力地渲染之下，曹操好奪人妻的曹賊形象，算是深入人心了。曹賊的形象，就算是跳進黃河也洗不清了。 本文史料來源：《資治通鑑》《裴松之注三國志》《新舊兩唐書》。 本文由王福星原創。碼字不易，請尊重原創，未經授權，嚴禁轉載。本人已經和維權公司簽約，委託維權公司代理維權。未經授權轉載者，維權公司會代表本人維權。
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